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Os Melhores softwares de gerenciamento de documentos de 2021

Sistemas DMS para gerenciamento de arquivos

O melhor software de gerenciamento de documentos (DMS) fornece uma solução fácil para gerenciamento de arquivos, tanto online quanto offline.O gerenciamento de documentos está se tornando cada vez mais importante à medida que o conceito de um escritório sem papel está se tornando uma realidade diária, especialmente com o crescimento dos serviços de armazenamento em nuvem .

Isso significa que, em vez de manter o papel em armários desajeitados, os documentos agora podem ser armazenados online com segurança. No entanto, não se trata apenas de arquivar informações, mas de facilitar todo o processo de gerenciamento de documentos, abrangendo tudo, desde modelos de marca, aprimorando fluxos de trabalho, trabalhando com ferramentas de colaboração , além de ser capaz de classificar por vezes informações técnicas. E isso além das tarefas gerais de edição e gerenciamento de documentos .

Um bom software de gerenciamento de documentos (DMS) também deve ser capaz de trabalhar com diferentes tipos de arquivos digitais, não apenas de software de escritório , mas também de aplicativos de anotações , planos técnicos, imagens e designs, e qualquer outra coisa que você possa imaginar sendo impressa anteriormente papel, inclusive de formatos de arquivo legados. Hoje em dia, ele também fornecerá software de assinatura eletrônica para documentos.

No entanto, muitos fornecedores e empreiteiros ainda lidam com papel, então qualquer DMS precisa ter uma solução de digitalização de documentos , muitas vezes trabalhando como autônomo ou parte de um pacote de software de digitalização OCR , de modo que quaisquer faturas, recibos ou outros documentos em papel os documentos podem ser digitalizados para que uma cópia digital possa ser arquivada enquanto a versão em papel é reciclada.

O escritório sem papel demorou para chegar, mas finalmente está aqui para aqueles que querem abraçá-lo. Aqui estão as melhores soluções de software de gerenciamento de documentos.

1. Templafy

Uma solução completa de gerenciamento de documentos

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  • Interface fácil de usar
  • Recursos extensos
  • Aplicativos móveis
  • Verificações de conformidade automatizadas

Templafy é uma das melhores ferramentas de gerenciamento de documentos que existem. O sistema visa integrar suítes de escritório essenciais e soluções usadas por empresas no dia a dia.

Se há uma coisa que pode ser frustrante, é ter que criar documentos de marca usando um software diferente. Isso pode se tornar demorado e fragmentado, mas o Templafy pode ajudar. Com ele, você pode criar uma variedade de arquivos dentro do sistema e gerenciá-los a partir de um único feed.

O software é compatível com uma variedade de dispositivos e usa a nuvem para permitir que você acesse todos os seus documentos em computadores, tablets e smartphones. Existem também verificações de conformidade automáticas e você também pode fornecer feedback aos funcionários com facilidade.

O contato é necessário para uma cotação de preços e, não surpreendentemente, o custo exato depende do número de usuários, recursos e add-ons escolhidos.

2. Arquivos M

Documentar software que detecta duplicação

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  • Integrações úteis
  • Aplicativos móveis
  • Alertas de documentos

Quando se trata de gerenciamento de documentos, o M-Files visa melhorar os fluxos de trabalho internos e garantir que informações importantes sejam mantidas em segurança o tempo todo. Seus clientes incluem muitas grandes empresas, como Comcast e Yokohama.

Existe um único cofre para uma infinidade de arquivos, e você pode encontrá-los facilmente por cliente, projeto, data, status ou outros critérios. O software visa evitar a duplicação – é bastante comum acabar com duas cópias do mesmo relatório, ou possivelmente mais.

M-Files irá alertá-lo se um documento foi salvo duas vezes, analisando nomes e dados do projeto. Você também obtém ótimas integrações, incluindo Microsoft Office e Salesforce CRM .

Existe uma versão gratuita disponível, mas o preço não é estipulado no site, então você deve entrar em contato para um orçamento.

3. DocuWare

A organização de documentos muda para a nuvem

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  • Abrange uma gama completa de tarefas de documentos
  • Armazenamento baseado em nuvem
  • Suporte móvel
  • Preços ocultos

Docuware adota uma abordagem baseada em nuvem para gerenciamento de documentos. Ele integra armazenamento em nuvem e automação de escritório para criar um local de trabalho digital. Essa abordagem sem papel para todo o espectro de tarefas de escritório é outro exemplo da transformação digital que está conduzindo muitos processos atualmente.

A Docuware oferece serviços para criar um ‘fluxo de trabalho na nuvem’ quando se trata de documentos. Ele permite que os serviços sejam adquiridos em pequena escala conforme a necessidade e, então, conforme os cenários de caso de uso são criados e a confiabilidade é garantida, o serviço pode ser escalado para uma implantação maior.

Aplicativos móveis que podem se integrar a esse fluxo de trabalho também são oferecidos, facilitando a digitalização de recibos em trânsito, a aprovação de faturas para pagamento rápido e a assinatura de formulários diretamente no dispositivo.

Embora o Docuware ofereça uma demonstração e uma avaliação gratuita, o preço, é claro, depende dos serviços escolhidos, exigindo, portanto, que o comprador em potencial entre em contato para uma cotação personalizada.

4. MasterControl

DMS focado em conformidade

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  • Otimizado para celular
  • Apoiado por reguladores
  • Padrões globais

Em grandes organizações, muitas vezes existem processos e regulamentações em vigor para garantir que os documentos estejam em conformidade e sigam as diretrizes da empresa. Mas quando você tem muitos arquivos, pode ser difícil seguir essas regras.

O software MasterControl Document Control , usado por alguns dos maiores órgãos reguladores do mundo, é um software de gerenciamento de documentos que trata de regulamentações e padrões complexos em todo o mundo. Tem como objetivo reduzir o custo de conformidade e aumentar a eficiência interna.

O sistema automatiza totalmente o roteamento, entrega, escalonamento e aprovação de documentos vitais. Ele também possui um arquivo centralizado e seguro onde você pode armazenar e pesquisar arquivos de negócios.

Não há indicação de um teste gratuito e o preço exige que você entre em contato com a empresa para uma cotação.

5. XaitPorter

Colaboração baseada em nuvem no seu melhor
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  • Totalmente otimizado para nuvem
  • Recursos de colaboração inteligente
  • Integração de Salesforce

Se você está procurando uma solução em nuvem para a criação de documentos, com certeza deve dar uma olhada no XaitPorter .

A grande vantagem desse sistema é que ele é extremamente flexível. Você pode colaborar e trabalhar em documentos com colegas simultaneamente e pode facilmente compartilhar feedback uns com os outros. Ele também gerencia todos os aspectos do fluxo de trabalho, para que você não precise se preocupar com formatação, numeração e layout.

O XaitPorter também possui alguns truques úteis na área de integrações. O software pode funcionar com Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText e Dropbox. E atualmente é usado por mais de 45.000 empresas em todo o mundo.

Embora haja uma demonstração disponível, não há uma avaliação gratuita e o preço exige que você entre em contato para obter uma cotação.

Outras plataformas DMS a serem consideradas


Embora haja uma série de plataformas dedicadas de escritório e documentos que poderíamos mencionar, não menos do Office 365, LibreOffice e Adobe Document Cloud, elas são mais focadas na criação e gerenciamento de documentos, em vez de gerenciamento e armazenamento de documentos de várias fontes e formatos. Portanto, continuaremos esta lista apresentando algumas das outras soluções DMS que vale a pena considerar:

Samepage é um pouco diferente do gerenciamento de documentos padrão, pois trata mais da criação de um único ponto focal para todas as comunicações, projetos e ferramentas de compartilhamento de documentos. O objetivo é simplificar tudo em um único aplicativo, em vez de ter vários aplicativos de software para tarefas diferentes. A interface é simples e fácil de usar, com colaboração embutida em seu coração. Nesse sentido, torna a Samepage uma solução potencialmente flexível para cobrir várias necessidades.

Dokmee se anuncia como uma solução de gerenciamento de conteúdo empresarial, para organizar, proteger e gerenciar arquivos. Ele oferece suporte a vários formatos de documentos e também fornece imagens de documentos e captura de dados como parte de seu serviço. Tudo pode ser indexado de forma inteligente usando IA, com arquivos automaticamente carimbados para indexação, bem como roteamento baseado em regras para facilitar o armazenamento e o arquivamento, o que é feito por meio de hospedagem segura na nuvem. Como esperado, a colaboração é suportada, com permissões e opções de auditoria disponíveis para facilitar o gerenciamento de arquivos.

eFileCabinet é uma solução de software de gerenciamento de documentos que usa automação inteligente para organizar, nomear e armazenar arquivos de acordo com seu conteúdo. Os modelos estão disponíveis para personalizar a árvore de pastas do documento em todo o sistema. Permissões, expiração de arquivo / pasta e notificações também podem ser configuradas para compartilhamento de arquivos e para envio de solicitações de arquivos, tudo feito por meio de um URL seguro. As regras gerais de acessibilidade também podem ser configuradas de acordo com a política da empresa.

A Abbyy é talvez mais famosa por seus serviços de leitura e digitalização de arquivos, mas também fornece um serviço de arquivamento de documentos digitais que permite o armazenamento e uso seguros de documentos. O acesso pode ser rastreado e registrado, e os documentos existentes podem ser reutilizados e editados conforme necessário para reemissão. Meta palavras-chave podem ser aplicadas para uma pesquisa fácil além das funções de pesquisa normais e distribuídas facilmente pela web ou e-mail, conforme necessário. Uma possível limitação é que os serviços Abbyy são desenvolvidos principalmente para armazenar documentos em formato PDF.


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Domingos Massissa

Estudante de Engª Informática, editor do portal amante do mundo NERD, onde engloba cinema tecnologia e Gamers.

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